HR & Recruiting Workflows mit n8n

Der Fachkräftemangel zwingt HR-Abteilungen zur Automatisierung. n8n-Workflows mit AI-Integration verkürzen den Recruiting-Prozess um 50 % und verbessern die Candidate Experience nachhaltig.

CV-Screening mit AI

Das automatisierte CV-Screening ist der größte Zeitgewinn im Recruiting:

Workflow-Architektur:

Eingang: Bewerbung kommt über Karriere-Portal, E-Mail oder LinkedIn
Parsing: AI extrahiert strukturierte Daten aus dem Lebenslauf (PDF/DOCX)
Matching: Vergleich der extrahierten Skills mit dem Anforderungsprofil
Scoring: AI bewertet den Fit auf einer Skala von 0–100
Routing: Top-Kandidaten werden direkt weitergeleitet

Matching-Kriterien

Kriterium	Gewichtung	AI-Methode
Fachliche Skills	35 %	Keyword-Matching + Semantic Similarity
Berufserfahrung (Jahre)	25 %	NER + Zeitraumberechnung
Branchenerfahrung	20 %	Klassifikation gegen Branchenliste
Ausbildung	10 %	Abgleich mit Mindestanforderungen
Zusatzqualifikationen	10 %	Bonus-Scoring für Zertifikate

Bias-Prävention: Der Workflow anonymisiert automatisch Name, Foto, Alter und Geschlecht vor der AI-Bewertung. Dies erfüllt die Anforderungen des EU AI Act für Hochrisiko-AI-Systeme im HR-Bereich.

Interview-Scheduling

n8n automatisiert die zeitraubende Terminkoordination:

Verfügbarkeit prüfen: Google Calendar / Outlook API für alle Interviewer
Zeitslots vorschlagen: AI wählt optimale Zeitfenster basierend auf Teilnehmer-Präferenzen
Einladung versenden: Automatische Kalendereinladung mit Videocall-Link
Reminder: 24h und 1h vor dem Interview automatische Erinnerungen
Absagen-Handling: Bei Absage automatisch Alternativtermine vorschlagen

Workflow-Ergebnis: Scheduling-Aufwand sinkt von 45 Minuten pro Interview auf 0 Minuten manuellen Aufwand.

Kandidaten-Kommunikation

Professionelle und zeitnahe Kommunikation über den gesamten Bewerbungsprozess:

Automatisierte Touchpoints

Phase	Trigger	Aktion
Bewerbungseingang	Neue Bewerbung	Bestätigungs-E-Mail mit Timeline
Vorauswahl	AI-Score berechnet	Status-Update an Kandidat
Interview geplant	Termin bestätigt	Details, Anfahrt, Gesprächspartner
Nach Interview	24h nach Gespräch	Danke-E-Mail + Feedback-Frage
Zusage	Entscheidung getroffen	Angebot per E-Mail + Follow-up
Absage	Entscheidung getroffen	Wertschätzende Absage mit Feedback

AI-Personalisierung:

Jede E-Mail wird auf Basis des Kandidatenprofils personalisiert
Tonalität passt sich der Seniorität an (Junior vs. C-Level)
Mehrsprachige Kommunikation automatisch in der Sprache des Kandidaten

Onboarding-Automatisierung

Der Workflow endet nicht mit der Einstellung:

Tag 1 vorbereiten: IT-Accounts anlegen (Google Workspace, Slack, Tool-Zugänge)
Willkommenspaket: Personalisierte Onboarding-Checkliste generieren
Lernpfad: AI erstellt individuellen Einarbeitungsplan basierend auf Rolle und Erfahrung
Buddy-Zuweisung: Automatische Zuweisung eines Mentors aus dem Team
Check-ins: Automatische 7/30/60/90-Tage-Umfragen zur Zufriedenheit

Best Practice: Verbinden Sie den Recruiting-Workflow nahtlos mit dem Onboarding-Workflow. Der Übergang sollte für den neuen Mitarbeiter fließend sein — alle relevanten Daten werden automatisch übertragen.