Entscheider wollen eine Antwort auf die einfachste Frage: "Ab wann zahlt sich das aus?" Die Break-Even-Analyse liefert diese Antwort mit Zahlen.
Kosten, die unabhängig von der Nutzung anfallen:
Kosten, die mit der Nutzung skalieren:
Break-Even (Monate) = Fixkosten / (Monatlicher Nutzen - Monatliche variable Kosten)
| Position | Betrag |
|---|---|
| Fixkosten | |
| Implementierung | 45.000 € |
| Integration (CRM, Knowledge Base) | 25.000 € |
| Schulung | 5.000 € |
| Summe Fixkosten | 75.000 € |
| Monatlicher Nutzen | |
| 3 Agenten weniger in Nachtschicht | 9.000 € |
| 30 % schnellere Ticketlösung | 4.500 € |
| Höhere CSAT → weniger Churn | 2.500 € |
| Summe monatlicher Nutzen | 16.000 € |
| Monatliche Kosten | |
| SaaS-Lizenz | 2.500 € |
| API-Kosten | 1.500 € |
| Wartung & Updates | 1.000 € |
| Summe monatliche Kosten | 5.000 € |
Break-Even = 75.000 / (16.000 - 5.000) = 6,8 Monate ≈ 7 Monate
Berechnen Sie immer drei Szenarien:
| Szenario | Nutzen-Annahme | Break-Even |
|---|---|---|
| Pessimistisch | 60 % des erwarteten Nutzens | 14 Monate |
| Realistisch | 80 % des erwarteten Nutzens | 9 Monate |
| Optimistisch | 100 % des erwarteten Nutzens | 7 Monate |
Für komplexere Analysen nutzen Sie den Net Present Value (NPV):
NPV = Σ (Cashflow_t / (1 + r)^t) - Investition
Bei r = 8 % Diskontierungsrate und 3 Jahren:
NPV = (132.000/1,08 + 132.000/1,17 + 132.000/1,26) - 75.000
NPV = 122.222 + 112.821 + 104.762 - 75.000 = 264.805 €
Tipp für das Management-Meeting: Präsentieren Sie das pessimistische Szenario. Wenn selbst das attraktiv ist, ist die Entscheidung einfach.